Privacyverklaring

van mw. mr. Y.E.Gruis, h.o.d.n. Gruis Conflictbegeleiding, of ‘Mediators Oostland’, optredend in haar hoedanigheid van mediator en/of conflictbegeleider.
Mw. mr. Gruis is gevestigd te Berkel en Rodenrijs, postadres: Postbus 164, 2650 AD (hierna te noemen : de “mediator”).
Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van onze cliënten, potentiële cliënten en andere personen die onze website bezoeken of contact met ons hebben.
De mediator is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en zal daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid betrachten en uiteraard de regels die voortvloeien uit de AVG naleven.
In deze privacyverklaring kunt u informatie vinden over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Als u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen heeft over de wijze waarop wij omgaan met persoonsgegevens, als u gebruik wilt maken van uw in deze privacyverklaring genoemde rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”), of andere wet- en regelgeving over persoonsgegevens, of als u een klacht wilt indienen over het gebruik van uw persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen via telefoon: 010-511 6129 of per e-mail: ygruis@xs4all.nl.
Als u niet tevreden bent over de afhandeling van uw klacht of als u uw klacht liever niet bij ons indient, kunt u deze ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Welke persoonsgegevens verwerken wij en voor welke doeleinden?
Mediationdossier
Indien u een opdracht aan de mediator verstrekt, verwerkt de mediator de persoonsgegevens die u en de andere partij(en) in uw zaak aan de mediator verstrekken. Dit zijn in ieder geval uw contactgegevens zoals uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Verder gaat het om persoonsgegevens die relevant zijn voor het dossier.
Omdat het kan zijn dat er gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens verwerkt worden tijdens het mediationtraject (en dit van tevoren niet altijd duidelijk is), vragen wij u om toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken. U geeft deze toestemming door de mediationovereenkomst te tekenen. Als u deze toestemming niet geeft kunt u helaas geen gebruik maken van de diensten van de mediator, omdat de mediator de diensten niet kan uitvoeren zonder persoonsgegevens te verwerken die relevant zijn voor het dossier.
Facturering
Indien u een opdracht aan ons verstrekt, verwerken wij ook gegevens die nodig zijn voor het sturen van facturen en verwerken van betalingen voor de diensten die de mediator verricht.
Naast uw contactgegevens gaat het om uw bankrekeningnummer en eventuele andere betalingsgegevens.
Contact
Indien u contact met ons opneemt via het contactformulier op de website, per e-mail of via de telefoon, verwerken wij de gegevens die u verstrekt. Het gaat dan om de contactgegevens die u aan ons verstrekt (bijv. naam, e-mailadres, telefoonnummer) en de reden waarom u contact met ons zoekt (bijvoorbeeld omdat u een vraag heeft). Wij verwerken deze persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor het kunnen uitoefenen van onze werkzaamheden en het verkrijgen van nieuwe opdrachten.

Analyse websitebezoekers
De gegevens die wij verzamelen over de bezoekers van de website worden enkel gebruikt om statistieken bij te houden over het bezoek aan de website (bijvoorbeeld om te kunnen zien welke pagina’s het meest worden bekeken). De gegevens worden geanonimiseerd bewaard.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
Mediationdossier
Wij bewaren het mediationdossier, en de persoonsgegevens die daarin zijn opgenomen, in beginsel gedurende tien jaar nadat het dossier gesloten is. In uitzonderingsgevallen bewaren wij een dossier langer dan tien jaar, bijvoorbeeld indien een verjaringstermijn wordt gestuit of indien de
mediator van mening is dat er een ander gerechtvaardigd belang is om het dossier langer te bewaren.
Administratie
Wij bewaren onze administratie, waaronder de facturen en andere bescheiden waarop de persoonsgegevens van partijen vermeld zijn, gedurende een periode van zeven jaar na afloop van het boekjaar om te kunnen voldoen aan de fiscale bewaarplicht.

Met wie delen wij uw gegevens?
Uw gegevens worden opgeslagen in een papieren dossier en in een digitaal dossier en kunnen voorkomen in e-mails die de mediator verstuurt of ontvangt, en worden daarmee opgeslagen (en dus verwerkt) door onze ICT provider. De gegevens over websitebezoekers worden twee jaar na het bezoek aan de website bewaard, dit zijn nu de standaardinstellingen van Google Analytics.

Als u gebruik maakt van een toevoeging gelden de voorwaarden van de ‘Raad voor Rechtsbijstand’ voor het verstrekken van gegevens bij het aanvragen van een toevoeging.

Uw betalingsgegevens, die u ten behoeve van de facturering aan de Mediator heeft verstrekt, worden doorgegeven aan de partij die ten behoeve van de mediator de financiële administratie verricht. Met deze partijen heeft de mediator een verwerkersovereenkomst gesloten waarin
minimaal eenzelfde niveau van veiligheid en vertrouwelijkheid is geregeld als u van ons mag verwachten.

Wij verstrekken uw gegevens verder niet aan derden, tenzij wij op grond van geldende wet- en regelgeving verplicht worden bepaalde gegevens te verstrekken, bijvoorbeeld aan de politie in het kader van een opsporingsonderzoek.

Klachtbehandeling
Indien u, of een andere partij die betrokken was bij een mediation, een klacht tegen de mediator indient die betrekking heeft op de behandeling van een mediationdossier waarin uw persoonsgegevens staan opgenomen, kunnen uw persoonsgegevens worden verstrekt aan de instanties die bij klachtbehandeling zijn betrokken, zoals de Stichting Kwaliteit Mediators (SKM) en de Stichting Tuchtrechtspraak Mediation (STM). Uw gegevens worden door beide instanties vertrouwelijk behandeld.
Indien de mediation een verwijzing betreft van een gerecht zal het mediationbureau van het betreffende gerecht worden geïnformeerd over de uitkomst (al dan niet geslaagd) en het tijdsverloop van de mediation. Verdere informatie wordt niet verstrekt aan het mediationbureau
tenzij daarvoor toestemming is gegeven en dit is vastgelegd.

Hoe worden uw gegevens beveiligd?
Wij hebben passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door derden.
Bovendien verplichten wij onze ICT provider eveneens dergelijke passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen te treffen.

Wat zijn uw rechten?
Het recht op inzage in uw persoonsgegevens.
Het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens indien deze niet juist of onvolledig zijn.
Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en/of – in bepaalde gevallen – het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens.
In bepaalde gevallen: het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen .
Het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en die gegevens aan een ander over te dragen.
Voor meer informatie over deze rechten en wanneer u die kunt uitoefenen: zie artikelen 15 tot en met 20 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via het aan het begin van de privacyverklaring genoemde
e-mailadres of telefoonnummer.

Wijzigingen
Er kan soms iets veranderen in de persoonsgegevens die wij verwerken of de toepasselijke regelgeving. In dat geval kunnen wij deze privacyverklaring aanpassen. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij een melding op de website plaatsen en/of u per e-mail van de wijziging op de hoogte brengen.

Versie mei 2018